Apresentamos abaixo alguns recursos e informações para auxiliar no processo de gerenciamento do uso de espaço em contas institucionais no Google Workspace.

Dicas para gerenciamento

Ordenar arquivos por tamanho no Google Drive

Para visualizar a utilização de cotas utilizadas (Gmail, Drive e Fotos) acesse:

https://drive.google.com/drive/quota

Nessa tela será apresentado um sumário do uso de espaço na sua conta com as seguintes informações: Total usado, Drive, Gmail e Fotos.

Uso de espaço

Exemplo de sumário de uso de espaço em conta Google Workspace

 

Para ordenar a lista de arquivos por tamanho no Google Drive, clique na coluna “Armazenamento”, deixando a ordem do maior para o menor, conforme exemplo abaixo.

Ordenar por tamanho

Filtrar mensagens de e-mail por tamanho

Em sua caixa de correio, localize o campo de busca e clique no botão “Mostrar opções de pesquisa”.

Nas opções de pesquisa, defina um valor para o tamanho das mensagens/anexos. 5MB ou 10MB são bons valores para começar, tendo em vista que, dependendo do número de mensagens ocupando esse espaço individualmente, pode resultar em um montante bastante significativo.

Clique em pesquisar. No resultado apresentado, faça uma análise e apague as mensagens que não forem mais necessárias.
Obs.: lembre-se de removê-las também da lixeira para que o espaço seja efetivamente liberado.

Esvaziar a lixeira

As mensagens apagadas vão para a Lixeira. Elas permanecem na Lixeira por 30 dias até serem excluídas definitivamente. Até a exclusão em definitivo estarão contribuindo para o consumo da sua cota.

Se você está tendo problemas neste sentido, após fazer a busca e apagar mensagens desnecessárias, clique na Lixeira e em “Esvaziar a lixeira agora”.

É importante lembrar que a alteração no uso da cota pode levar até 24h para ser efetivada, após a limpeza de mensagens e arquivos.

Dúvidas frequentes

O que está incluído na contabilização de uso da cota para contas individuais?

Google Drive, Gmail e Google Fotos

O que ocorre quando o limite estabelecido para uma conta individual for excedido?

O usuário que ultrapassar a cota de armazenamento deve acessar sua conta e efetuar a limpeza ou migração dos seus dados. Enquanto o uso de espaço estiver acima do limite não é possível:

– Fazer upload de novos arquivos ou imagens para o Google Drive

– Criar Documentos, Planilhas, Apresentações, Formulários, e demais apps.

– Editar ou copiar arquivos compartilhados por uma conta acima da cota.

Como faço para visualizar quanto de espaço estou utilizando em minha conta individual?

Você pode consultar o uso de espaço em sua conta pelo endereço abaixo:
https://drive.google.com/drive/quota